Un événement à organiser, des détails à ne pas oublier !

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Les 10 étapes à suivre pour une bonne organisation en amont de votre événements :

1 / Fixer les objectifs de votre événement

Vous devez vous demander dans quel but vous voulez organiser cet événement. Est-ce pour un lancement de produit, pour fidéliser votre clientèle, ou remercier vos collaborateurs…?

2 / Qui ?

Qui voulez-vous convier ? Cerner les habitudes et les profils de vos invités afin de penser à une organisation et des activités cohérentes avec leurs pratiques. Pensez également au nombre de personnes conviées.

3 / Nature / forme de l’événement

Que ce soit sous la forme d’un after-work, repas, conférence, séminaire, présentation, trouvez la forme et le sujet pertinents et cohérents avec votre projet.

4 / Fixer un budget

Quel sera votre budget pour l’organisation et la réalisation de votre événement ? N’oubliez pas d’inclure les potentiels coûts d’un plan b (de secours)

5 / Fixer la date et le lieu

Trouvez une date qui conviendra à vos invités (évitez les vacances scolaires, préférez les soirs en semaine comme le mardi et le jeudi). Réservez le lieu au moins 1 mois avant l’événement, en veillant à prendre en compte les avis sur ce lieu et la faisabilité de votre projet dans cet établissement (espace, matériel etc). Pensez à la logistique nécessaire (parking, accès handicapés, dimensions des espaces, équipements sur place et matériel supplémentaire à prévoir) afin de ne pas avoir de mauvaise surprise en arrivant sur place.

6 / S’entourer d’une équipe crédible

Choisissez des prestataires et intervenants de confiance pour les animations ou services prévus. Faîtes-vous rejoindre par des collaborateurs pour partager l’organisation du projet. Sous-traitez l’organisation de votre événement par une agence événementielle / des professionnels de l’événementiel pour vous assurer la tranquilité.

7 / Préparation de l’événement

Préparez une programmation de l’événement dans les moindres détails, envoyez les invitations (3 semaines à 1 mois avant l’événement, pas plus, pas moins), veillez à briefer les intervenants prévus, à valider les options des prestataires, à prévoir le matériel nécessaire, pensez à un plan B, et à respecter le timing envisagé. N’oubliez pas d’organiser la promotion marketing de l’événement  : via les invitations mais aussi avec des cadeaux, des affiches et sur les réseaux sociaux, une communication multicanale. Prévoyez lors de l’événement des badges pour le staff et de la signalétique. Prenez en compte les mesures de sécurité sur le lieu et pendant l’événement et les prestations.

8 / Révision et surveillance

Révisez le programme de l’événement, les intervenants, le déroulé et les briefings. Ne pas hésiter à répertorier les prestations, prix, horaires, contacts dans un tableau Excel.

9 / Last check

Passez en revu tout l’événement dans ses moindres petits détails pour veiller à ne rien oublier (1 semaine et 24h avant).

10 / After-event

Demandez des feedbacks des invités, restez présent sur les réseaux sociaux, partagez les avis, photos et vidéos de l’événement. Ne disparaissez pas et restez à l’écoute des retours. 

Les détails à ne pas négliger

Lors de l’organisation de votre événement, ne négligez pas l’originalité de celui-ci !

Proposez des activités et concepts innovants qui sauront maintenir le dynamisme de votre événement, l’attention de vos invités et feront de ce moment une expérience inoubliable. Veillez à cependant trouver un lieu avec une bonne accessibilité et qui pourra accueillir vos invités et vos prestations prévues. De ce fait, le confort de vos invités est le point dominant de l’organisation, il faudra que l’accueil de ces derniers soit irréprochable, prévoir une zone wifi (toujours nécessaire et utile), mais aussi des équipements complémentaires mais appréciés tels qu’une climatisation, du chauffage, de l’eau à disposition, des vestiaires… Cela inclut également un service snack et rafraîchissement sur place, selon la programmation de votre événement. 

Concernant les détails davantage liés à la communication, celle digitale ne doit pas être écartée ! D’ailleurs, comme toutes les autres, une communication multicanale est fortement conseillée. Que ce soit avant, pendant, ou après l’événement, il faut rester visible sur les réseaux afin de susciter l’envie des invités, de les faire participer, de maintenir l’ardeur de l’événement, et de faire profiter celui-ci à tous, même une fois passé. Cela peut se traduire par la création d’un hashtag dédié à l’occasion de l’événement, par la couverture de ce dernier en direct, par la mise en place de jeux-concours et par des animations (via prestations artistiques ou autres, une bonne sonorisation, des jeux et stands par exemple).

Enfin, détail à ne pas oublier une fois l’événement terminé : le feedback ! Très important, n’hésitez pas à débriefer avec vos équipes, vos prestataires, à demander et récolter les retours de vos invités et à publier les vidéos et photos ainsi que les avis sur vos réseaux sociaux de l’événement. 

 

Nos derniers conseils complémentaires

Une fois les bases solides de la conception d’un événement données, voici nos derniers conseils. 

Préparer un événement doit se faire en avance, mais aussi à plusieurs. Le mot d’ordre est aussi la prévoyance, en effet penser à chaque matériel nécessaire et à un plan b est obligatoire dans l’événementiel, où un imprévu est vite arrivé. Cela va aussi pour la flexibilité, s’il n’est pas possible d’organiser ce que vous vouliez, pensez à d’autres idées, options et restez ouvert aux autres propositions. Pour rendre l’organisation plus simple, nous vous conseillons de faire un CDC (cahier des charges) complet sur l’événement voulu et les détails que vous souhaiteriez retrouver (si vous comptez travailler avec des professionnels et des prestataires notamment). 

Une promotion est toujours à prendre ! Négocier les prix est important, surtout si vous avez un budget à respecter.

Déléguer ce rtaines responsabilités permeettra également que l’organisation se passe dans de meilleures conditions et avec une certaine fluidité, en montrant que la prise en charge se fait parfaitement. Travailler avec une bonne équipe et mettre en commun les avancées de l’événement simplifiera aussi la communication interne. Pour plus d’aisance, organisez cela via un Excel ou un document commun avec, répertoriés, tous les intervenants, prix, horaires et contacts. 

Participez à votre projet ! Être sur place vous permettra aussi de mieux gérer la situation (si problème), de comprendre les points à améliorer pour les futurs événements mais aussi de profiter de ce que vous avez organisé.

Enfin, ne disparaissez pas des réseaux sociaux sans rien communiquer et partager après l’événement. Le but est de maintenir également votre visibilité ! 

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