Comment réussir son événement digitalisé ?

Votre team building prévu depuis des mois vient de tomber à l’eau et vous cherchez une solution pour réunir et fédérer vos collaborateurs en toute sécurité ? Voici notre guide de bonnes pratiques pour organiser un événement digital mémorable !

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UN ÉVÉNEMENT INTERNE DIGITALISÉ, COMME SI VOUS Y ÉTIEZ !

Avec la crise sanitaire, nous sommes nombreux à préférer annuler ou reporter nos événements par soucis de sécurité.
Mais qu’en est-il du team buiding qui était censé rassembler et fédérer toute votre team ? Ou encore du séminaire que vous aviez prévu dans le but de remercier vos collaborateurs ? Tout cela est un peu tombé à l’eau 😪...
Heureusement pour vous, tout n’est pas perdu et il vous reste encore une option : Digitaliser votre événement 👩🏻‍💻 ! Bien sûr cela requiert quelques bonnes pratiques que nous souhaitions mettre en avant dans cet article...

COMMENT RÉUSSIR SON ÉVÉNEMENT EN LIGNE ?

1/ Maîtriser la technique

Assurez-vous d’abord que tous vos collaborateurs aient une bonne connexion internet. Il est également nécessaire d’avoir une bande passante de qualité sur le lieu de votre événement. La liaison en place vous permettra également de créer un réseau pour votre public qui sera utilisé pour les interactions prévues.

Chaque personne devra être en possession d’un téléphone portable et/ou d’un ordinateur : ce sont les éléments indispensables pour interagir lors d’une animation !

💁🏻‍♂️Lorsque l’on organise soi-même un événement digital, il est nécessaire d’effectuer des simulations avant le jour J, cela permet d’anticiper les imprévus et d’imaginer des solutions de secours adaptées ! Pour les organisateurs et animateurs c’est également un bon moyen de se familiariser avec la plateforme de diffusion.

2/ Adapter le contenu

Lors des événements physiques, on “créait l’Événement“🎉, toutes les informations étaient délivrées le jour J, mais sur les événements digitaux, la réflexion est différente ! Le participant n’étant pas toujours actif, il est important de l’intéresser et de lui apporter de la valeur. Cela sera possible en le nourrissant de contenu en amont de l’événement, comme avec un brief, un teaser : il faut lui donner envie de se connecter à votre événement ✨!

Et, en ce qui concerne la partie “live“, vous devrez déterminer quels sont les points clés que vos collaborateurs devront retenir de cet événement. Il est nécessaire de ne pas trop s’en éloigner et de garder un rythme soutenu afin de ne pas ennuyer l’auditeur. Comme nous le savons tous, il est très facile de quitter un événement digital (en 1 clic).

3/ Professionnaliser l’animation

La difficulté majeure pour réussir à garantir le rythme c’est la capacité à animer et proposer du contenu attractif en direct 🤹🏻 ! La rédaction d’un script permettra d’établir un déroulement plus ou moins détaillé de l’événement et de rester cohérent dans ses propos. Cela est suffisant dans le cas où vous organisez une présentation ou une réunion à distance.

Mais dans le cas ou votre événement digital devient plus complexe et se compose aussi de moments d’interactions et de jeux, il est préférable de faire appel à une personne qui animera votre événement.

4/ Du rythme pour maintenir l’attention

Maîtriser les codes de l’événementiel digital est nécessaire pour ne pas décevoir vos collaborateurs. Il est important de garder en tête que le contenu doit être beaucoup plus rapide et efficace qu’en présentiel !

D’ailleurs, pour remédier au décrochage et éviter de vous retrouver seul face à votre écran 😬, 7 éléments sont à prendre compte :

  • 👫 Mettre l’humain au cœur : Avec la crise sanitaire, l’éloignement n’a jamais été aussi ancré dans nos habitudes, il faut alors penser les interventions à travers des histoires fortes engageantes et humaines. 
  • 🎯Aller à l’essentiel : Votre message doit être clairement identifiable par les participants.
  • 🗣 L’interactivité : Il est essentiel de dynamiser votre événement digital.
  • 📲 Mixer online & offline : Opter pour un mix entre réel et virtuel lors de votre événement afin de mettre en mouvement les participants.
  • 📖 Le storytelling : Organisez votre événement autour d’une histoire, rajoutez-y des anecdotes qui ont du sens auprès de vos collaborateurs. Créez une histoire commune, adaptez vos animations à votre secteur ou à une cause précise.
  • 🧩 Des formats multiples : Il nous suffit de moins de 30 secondes pour quitter ou zapper un contenu. Alors votre but sera de multiplier les formats dans la durée pour maintenir l’attention en continue. Cela passe par les angles de vue, le positionnement de l’orateur, des supports visuels variés, etc.
  • Réduire le temps : Un événement digital doit être plus court, plus rythmé et plus dynamique qu’un événement en live. Les interventions doivent donc suivre le même schéma et ne pas dépasser 5 min de prise de parole continue ! La durée de l’événement digital ne devra pas excéder les 2h.
  • 🪄Enrichir les contenus : Il est recommandé de mettre à disposition sur la plateforme sur laquelle se déroule votre événement, des contenus abordés à l’oral, des approfondissements, pour pouvoir garder une trace.

5/ Miser sur un maximum d’interaction !

Créer un événement digital où votre public pourra interagir et participer est un bon moyen de le maintenir connecté et de laisser un souvenir dans l’esprit de chacun 🚀.

Pour commencer, le digital permet de laisser en temps réel via un chat, une opinion, une réaction ou une question, cela permet de dynamiser l’échange très simplement. C’est aussi un bon moyen de débattre.

Divers outils et plateformes en ligne existent et permettent de maximiser l’interaction, en laissant s’exprimer chacun de vos collaborateurs, c’est une bonne manière de susciter et maintenir l’attention ! Avec des outils comme : les sondages, votes, quiz, classements par préférence, jauges, nuage de mots, questions du public.

🙌🏼 Ces différentes possibilités permettent d’inclure vos collaborateurs, et de les rendre acteurs de l’événement !

LA SOLUTION D’HYPERCUBE EVENT :
NOTRE ANIMATION DIGITALE, BATTLE OF THE QUIZ ! 💥

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😃 Battle Of The Quiz c’est l’animation en ligne pour réunir vos collaborateurs à distance! 

Interactif, fun et présenté par un animateur en live, ce jeu réunit plusieurs types de Battles au choix : blind tests musicaux 🎶, quiz thématiques 🌍, etc…

👩🏼‍💻 Hypercube a imaginé cette animation pour réunir vos collaborateurs en télétravail lors d’un moment convivial. Et, pour votre plus grand plaisir, nous organisons TOUT.

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